Gestion administrative

Tenue des registres 

  • Registre des copropriétaires : noms et adresses de chaque copropriétaire, coordonnées, etc

  • Registre des locataires : nom et adresse de chaque locataire, coordonnées, bail

  • Registre des stationnements

  • Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration

  • Les procès-verbaux de l’assemblée générale

  • La déclaration de copropriété et amendements

  • Les règles et réglementation du Syndicat

  • Carnet d’entretien

  • Plan cadastral, plans et devis de l’immeuble

  • Plan du stationnement

  • Contrats

  • Garanties

Gestion opérationnelle

  • Visite et inspection de l’immeuble/copropriété

  • Gestion et supervision des fournisseurs de tous services réguliers contractuels

  • Collecte et analyse des soumissions (Minimum 3 soumissions par produit, service, travaux majeurs et travaux mineurs, etc)

  • Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux et réparations mineures, (ex. bris, peinture, intercom, alarme, etc)

  • Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux et réparations majeurs et gestion des projets (toiture, portes et fenêtres, maçonnerie, fondation, balcons, enveloppe et étanchéité, etc)

  • Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux de réparations dû aux sinistres mineurs

  • Gestion, supervision, coordination et inspection des sinistres majeurs et travaux de réparations dus aux sinistres majeurs (feu, fuites/dégâts d’eau, forces majeures)

  • Gestion, supervision, coordination et inspection de travaux relatifs aux techniques spéciales

  • Étude, négociation et conclusion des contrats

  • Recommandation au conseil d’administration

  • Suivi des échéanciers

  • Suivi des garanties

  • Suivi des conformités à la réglementation

  • Recherche d’expertise sur demande

  • Négociation des contrats d’assurance

  • Suivi des évaluations de l’immeuble

  • Collecte des preuves d’assurance des copropriétaires

  • Suite à un sinistre : la gestion, supervision, coordination et inspection, soumissions, expertises, travaux, réparations, réclamations

Gestion Financière

  • Tenue des livres et comptabilité mensuelle 

  • Envoi des états de comptes mensuels des frais de condos 

  • Élaboration budgétaire annuel

  • Contrôle budgétaire

  • Préparation et transmission du rapport financier trimestriel et annuel

  • Perception, dépôt, suivi, rappel et collection des frais de condo

  • Conciliation bancaire et suivi des comptes bancaires mensuels

  • Signature des chèques par les membres du conseil d’administration

  • Paiement des factures des services courants, des fournisseurs, entrepreneurs, achats et contrats

  • Préparation et envoi de la déclaration annuelle et modification au “Registraire des entreprises”

  • Acquittement des primes d’assurance

Gestion relationnelle

  • Service d’urgence 24 heures/ 7 jours

Réunions conseil d'administration

  • Préparation, coordination et assistance des réunions

  • Préparation de la convocation, l’ordre du jour et autres documents

  • Contrôle des présences

  • Rédaction du procès-verbal

Assemblée générale annuelle 

  • Prévoir la date, l’heure et le lieu

  • Préparation des avis de convocations

  • Préparation de l’ordre du jour et autres documents requis

  • Envoi postal et électronique des documents d’assemblée à tous les copropriétaires

  • Présidence de l’assemblée

  • Préparation de l’information pour le registre des présences : noms, valeurs proportionnelles de chaque unité, copropriétaires

  • Préparation du registre des présences

  • Réceptions des procurations

  • Préparation d’un rapport annuel (résumé des réalisations du conseil d’administration)

  • Présentations des états financiers, budget, entretien et réparations, travaux, etc

  • Contrôle des enregistrements des votes

  • Rédaction du procès-verbal de l’assemblée

  • Transmission du procès-verbal de l’assemblée

Règles

  • Communication des règles et réglementation aux copropriétaires

  • Organisation des méthodes d’application des règles et réglementation

  • Suivi des plaintes des copropriétaires

  • Suivi des dispositions légales relatives aux copropriétaires

Relations administrateurs​

  • Conseils aux administrateurs selon les lois en vigueur et pratique de gestion de copropriétés

  • Préparation des ordres du jour et convocation pour les administrateurs

  • Préparation des rapports de gestion

  • Rédaction des procès-verbaux suite aux réunions du conseil

  • Suivi des demandes des administrateurs

Relations copropriétaires

  • Préparation et suivi des états de comptes

  • Réponse aux questions des copropriétaires

  • Suivi des plaintes et commentaires des copropriétaires

  • Établissements des avis aux copropriétaires et résidents

  • Préparation des mises en demeures aux copropriétaires (aux frais du copropriétaire)

  • Assistance à un copropriétaire pour compréhension de la déclaration de copropriété (aux frais du copropriétaire)

  • Assistance à un copropriétaire pour projets personnels, sinistres responsables (aux frais du copropriétaire)