Gestion administrative
Tenue des registres
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Registre des copropriétaires : noms et adresses de chaque copropriétaire, coordonnées, etc
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Registre des locataires : nom et adresse de chaque locataire, coordonnées, bail
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Registre des stationnements
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Les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration
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Les procès-verbaux de l’assemblée générale
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La déclaration de copropriété et amendements
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Les règles et réglementation du Syndicat
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Carnet d’entretien
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Plan cadastral, plans et devis de l’immeuble
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Plan du stationnement
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Contrats
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Garanties
Gestion opérationnelle
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Visite et inspection de l’immeuble/copropriété
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Gestion et supervision des fournisseurs de tous services réguliers contractuels
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Collecte et analyse des soumissions (Minimum 3 soumissions par produit, service, travaux majeurs et travaux mineurs, etc)
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Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux et réparations mineures, (ex. bris, peinture, intercom, alarme, etc)
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Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux et réparations majeurs et gestion des projets (toiture, portes et fenêtres, maçonnerie, fondation, balcons, enveloppe et étanchéité, etc)
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Gestion, supervision, coordination et inspection des travaux de réparations dû aux sinistres mineurs
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Gestion, supervision, coordination et inspection des sinistres majeurs et travaux de réparations dus aux sinistres majeurs (feu, fuites/dégâts d’eau, forces majeures)
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Gestion, supervision, coordination et inspection de travaux relatifs aux techniques spéciales
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Étude, négociation et conclusion des contrats
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Recommandation au conseil d’administration
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Suivi des échéanciers
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Suivi des garanties
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Suivi des conformités à la réglementation
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Recherche d’expertise sur demande
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Négociation des contrats d’assurance
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Suivi des évaluations de l’immeuble
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Collecte des preuves d’assurance des copropriétaires
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Suite à un sinistre : la gestion, supervision, coordination et inspection, soumissions, expertises, travaux, réparations, réclamations
Gestion Financière
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Tenue des livres et comptabilité mensuelle
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Envoi des états de comptes mensuels des frais de condos
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Élaboration budgétaire annuel
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Contrôle budgétaire
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Préparation et transmission du rapport financier trimestriel et annuel
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Perception, dépôt, suivi, rappel et collection des frais de condo
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Conciliation bancaire et suivi des comptes bancaires mensuels
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Signature des chèques par les membres du conseil d’administration
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Paiement des factures des services courants, des fournisseurs, entrepreneurs, achats et contrats
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Préparation et envoi de la déclaration annuelle et modification au “Registraire des entreprises”
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Acquittement des primes d’assurance
Gestion relationnelle
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Service d’urgence 24 heures/ 7 jours
Réunions conseil d'administration
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Préparation, coordination et assistance des réunions
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Préparation de la convocation, l’ordre du jour et autres documents
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Contrôle des présences
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Rédaction du procès-verbal
Assemblée générale annuelle
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Prévoir la date, l’heure et le lieu
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Préparation des avis de convocations
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Préparation de l’ordre du jour et autres documents requis
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Envoi postal et électronique des documents d’assemblée à tous les copropriétaires
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Présidence de l’assemblée
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Préparation de l’information pour le registre des présences : noms, valeurs proportionnelles de chaque unité, copropriétaires
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Préparation du registre des présences
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Réceptions des procurations
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Préparation d’un rapport annuel (résumé des réalisations du conseil d’administration)
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Présentations des états financiers, budget, entretien et réparations, travaux, etc
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Contrôle des enregistrements des votes
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Rédaction du procès-verbal de l’assemblée
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Transmission du procès-verbal de l’assemblée
Règles
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Communication des règles et réglementation aux copropriétaires
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Organisation des méthodes d’application des règles et réglementation
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Suivi des plaintes des copropriétaires
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Suivi des dispositions légales relatives aux copropriétaires
Relations administrateurs
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Conseils aux administrateurs selon les lois en vigueur et pratique de gestion de copropriétés
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Préparation des ordres du jour et convocation pour les administrateurs
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Préparation des rapports de gestion
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Rédaction des procès-verbaux suite aux réunions du conseil
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Suivi des demandes des administrateurs
Relations copropriétaires
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Préparation et suivi des états de comptes
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Réponse aux questions des copropriétaires
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Suivi des plaintes et commentaires des copropriétaires
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Établissements des avis aux copropriétaires et résidents
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Préparation des mises en demeures aux copropriétaires (aux frais du copropriétaire)
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Assistance à un copropriétaire pour compréhension de la déclaration de copropriété (aux frais du copropriétaire)
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Assistance à un copropriétaire pour projets personnels, sinistres responsables (aux frais du copropriétaire)